Como aumentar sua produtividade (e da sua empresa) com o Trello + dicas

A todo momento somos bombardeados por informações, telefone que toca, email que chega, mensagem, redes sociais, trabalhos, atividades e tarefas e tudo isso vira um excesso, nos fazendo perder o foco acumulando muitas coisas, deixando outras para depois e nos tornando improdutivos.

Com isso se perguntamos como podemos lidar com tudo isso e ser muito mais produtivo? Conseguir nos organizar e fazer muito mais?

 

Hoje, você gostaria de ser mais produtivo?

Você quer se organizar melhor e poder realizar mais tarefas?

 

Buscamos sempre nos aperfeiçoar, e buscamos algumas técnicas e também um aplicativo excelente para fazer uma “gestão” de atividades, tarefas, organização, como preferir. O app (que também pode ser acessado pelo navegador) é bem dinâmico, porém muito simples, podendo se adaptar a vários estilos e modelos.

 

Afinal, o que é o Trello?

O Trello é uma plataforma que pode ser acessada tanto direto pelo navegador como também por meio de apps em seu smarthphone ou tablet, o melhor, é grátis e em português, também há versões pagas.

Baseado em um sistema de quadro, listas e cartões.

Você pode usar tanto de forma particular colocando tarefas do seu dia tanto profissional ou pessoal, como tabém pode usar equipes e fazer seu planejamento e/ou gestão.

Para que Serve?

O Trello tem uma forma baseada em listas e cartões que deixa ele dinâmico podendo se adaptar a diversos públicos, diversos objetivos, projetos, ele vai servir por exemplo:

  • Gerenciamento de projetos
  • Fluxo de trabalho
  • Gestão de equipes
  • Planejamento
  • Produtividade
  • Organização

 

E não pense que é só em empresas que o Trello é usado, pessoas estão usando para estudos, organizar churrascos, futebol, aniversários e muito mais. (deixamos no final esses exemplos 😉 )

Como Funciona o Trello?

Quadro

Os quadros representam cada projeto, você pode ter vários pessoais, profissional com equipes, particular, para amigos.

Listas e cards

Dentro do quadro você terá as colunas ou listas, como preferir, você pode ter diversas listas e nomeá-las da forma que preferir, geralmente o nome é baseado da forma que você irá usar, iremos citar alguns exemplos.

Já os cards vão dentro de cada Lista, você criar um nome para esse cartão.

Dentro do cartão você pode inserir uma descrição tem opção para comentários e inserir links, imagens, os membros daquele cartão (podendo atribuir a tarefa a ele), etiquetas (que também pode nomeá-la), checklist de quantos (ele também mostra em % quanto já foi feito), data de entrega

 

Você é LIVRE, Personalize

Com essas opções você pode fazer do seu jeito, usar o método que quiser, categorizar, usar cor e textura e adaptar para você da melhor forma possível

 

#Dica Extra Técnica Pomodoro

Antes de colocarmos alguns exemplos queremos deixar essa TÉCNICA, que é bem conhecida.

A técnica pomodoro é bem conhecida e pode ser usada em qualquer lugar, vale para toda atividade, só você ter um cronômetro.

A técnica foi criada depois que estudos mostraram que conforme vamos fazendo nossas atividades nossa concentração diminui, com isso, a técnica consiste em dividir o trabalho em fluxos/blocos nos permitindo alguns intervalos, onde recuperamos nossa concentração e acabamos mais produtivos.

Na prática funciona com um tempo de 25 minutos, então você faz sua atividade com 25 minutos e descansa 5 minutos, depois volta com mais 25 minutos

Site -> https://tomato-timer.com/

Esse site faz a contagem de 25 minutos, 5 minutos e 10 minutos, com a opção para ativar notificação no navegador, ele vira um “despertador”, mostrando a notificação e tocando um som.

Importante que nesses 25 minutos de trabalho sejam feitos sem interrupção, se acabar um pouco antes dos 25 você pode descansar os 5, para que não comece uma atividade e tenha que interrompe-la logo em seguida.

A quadra 4 blocos, faça um intervalo maior de 30 minutos.

 

E como realmente usar o Trello? Exemplos práticos

 

Um pouco de SCRUM e Kanban

O método mais comum e praticamente usado como padrão é um princípio do SCRUM e do Kanban, que era usado em formas de colunas, só que com post-its .

Você utiliza colunas de A fazer, fazendo e feito, de forma bem simples, mas você personalizar. (Pode conter mais colunas, deixamos de forma básica)

Exemplo Trabalhando em equipe você pode colocar no A fazer etiquetas e nas etiquetas os nomes das pessoas ou então a área da pessoa, se for uma equipe interdisciplinar.

Método GTD

Hoje recebemos muitas informações e acabamos não conseguindo lidar com todas ou se conseguimos deixar algumas coisas de lado.

O Método GTD significa Getting Things Don, no Brasil recebeu como “A arte de fazer acontecer” e com ele buscamos organizar melhor.

Você tem opção de copiar esse quadro: Clique em mais e copiar quadro

Nas listas temos algumas opções

Inbox – Onde colocamos tudo, sem formatação mesmo depois organizaremos em outras listas, aqui recebemos as informações para depois adapta-las.

Projetos – Projeto seria algo complexo, que demandaria mais de uma atividade.

Agora – No agora (com a técnica do pomodoro) você coloca o que está ou irá fazer no momento

Hoje – Interessante que seja feito uma organização pela manhã, que será influenciada pela próxima lista.

Essa Semana – Organize o que deve ser feito essa semana de modo geral, assim você a cada dia vai filtrando e colocando na lista hoje.

Para depois – Coloque de modo geral tarefas para fazer porém sem uma data definida.

Aguardando – Faça uma lista de pendências de que você espera de outras pessoas.

Um dia/Talvez – Coloque coisas que você fará um dia, mas não tem nenhum tipo de comprometimento ou ação.

Tarefa concluída – No caso dos quadros está em primeiro, colocamos como último pois aqui ficará as tarefas concluídas.

Assim você irá organizar de uma forma muito melhor as tarefas, e irá abrir espaço para novas atividades dentro da semana. Importante que você consiga encaixar atividades que demande mais ou menos esforço em lacunas de atividades, exemplo: se está esperando em um consultório e irá demorar 20 minutos, você pode ver nas atividades o que pode ser feito naquele momento.

 

Matriz eisenhower

A mtrais de Eisenhower é uma maneira descomplicada de definir a prioridade de tarefa.

De forma simples ela se divide em 4 quadrantes, on temos 2 colunas Urgente e Não Urgente, Importante e Não Importante.

Com isso definimos um valor de prioridade, Importantes e Urgentes tem uma prioridade 1, sendo as que se deve fazer primeiro.

Agora passando isso para o trello veja:

Você irá organizar as listas e definir a prioridade, você pode copiar o quadro:

Outras opções

Você pode usar outras opções de organização diretas ao assunto, como organizar os tópicos de reunião, mostraremos algumas formas já feitas pelo Trello com opção de copiar o quadro.

Reunião de Marketing

Analise SWOT

Vida saudavel

 

Churrasco

Enem

 

Conclusão – E você, vai aumentar sua produtividade?

O Trello é muito intuitivo e pode ser adaptador e combinado com técnicas, podendo usar de forma particular ou em grupo, podemos nos organizar e nos planejar de uma forma muito mais prática, podendo elevar nossa produtividade e desempenho, tendo resultados expressivos.

 

 

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